Una herramienta groupware o colaborativa es aquella que permite la colaboración y comunicación de varias personas de forma concurrente. Se suele distinguir entre las herramientas que permiten una comunicación en tiempo real (herramientas de comunicación síncrona) y las que no (herramientas de comunicación asíncrona). Estas herramientas integran el trabajo de varias personas comunicadas a través de una red, ya sea esta externa o interna a la organización. Se dota a los usuarios de la herramienta de la posibilidad de capturar y
almacenar la información que se utiliza en la organización, y posteriormente articula los procesos necesarios para que los usuarios puedan registrar el conocimiento nuevo aprendido, así como difundirlo y obtener conocimiento almacenado anteriormente.
Tradicionalmente, las herramientas groupware se suelen clasificar según el método que emplean y según el área en que se utilizan. Según el método se clasifican en:
• Herramientas groupware Web. Son las más difundidas, ya que los requisitos para su uso son mínimos en cuanto a la parte cliente. Aportan todas las ventajas de las herramientas Web, aunque también sus inconvenientes (velocidad de la red, disponibilidad del servidor, conexiones concurrentes, etc.).
• Herramientas groupware paquetizadas. Requieren la instalación de una aplicación para su funcionamiento. Pueden estar basadas en arquitectura cliente/servidor aunque no es necesario (peer to peer), con lo que no tienen una dependencia del servidor tan patente como en las basadas en un interfaz Web.
Según el área en que se va aplicar la herramienta groupware, se identifican las siguientes:
• Herramientas de creación de conocimiento.
• Herramientas de gestión del conocimiento.
• Herramientas de compartición de información.
• Herramientas de gestión de proyectos colaborativa.
Del mismo modo, se suele realizar una categorización de las herramientas en función del nivel de colaboración-comunicación, conferencia y gestión de proyectos colaborativas de las herramientas. Según esto, surgen tres categorías:
• Herramientas de conferencia electrónica: Facilitan el hecho de compartir información de una manera interactiva. Algunos ejemplos de este tipo de herramientas son:
1. Foros
2. Chats online
3. Mensajería instantánea
4. Video conferencia
5. Aplicaciones compartidas
• Herramientas de gestión de proyectos colaborativas: Estas herramientas se utilizan para gestionar y promover las actividades realizadas en grupo. Algunos ejemplos son:
1. Calendarios electrónicos
2. Sistemas de gestión de proyectos (agenda, tracking, diagramas)
3. Sistemas de flujo de trabajo
4. Sistemas de gestión del conocimiento
5. Hojas de cálculo
• Herramientas de comunicación electrónica: Se utilizan con el fin de enviar ficheros, mensajes, datos, documentos, etc. Los más utilizados son:
1. conferencia síncrona
2. correo electrónico
3. wikis
4. control de versiones
En esta sección se va a realizar un estudio de las distintas herramientas groupware o colaborativas que se han seleccionado. La selección se ha realizado en base al índice de popularidad de dichas herramientas (numero de descargas, opinión de usuarios) y al hecho de estar dirigidas a organizaciones de todo tipo, con lo que se pretende que este estudio ayude a un amplio espectro de organizaciones que deseen implantar una herramienta colaborativa en su operativa habitual. Las herramientas que se han escogido son las siguientes:
• PhpGorupware
• EGroupware
• DoProject
• Xoops
• OpenGroupware
• LucaneGroupware
Tabla Comparativa
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